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コラム

リモートワークで作業品質と効率を上げる方法 ~いかにして自分の作業に集中できるかを考えよう~

こんにちは。株式会社パイプラインの濱田です。リモートワークを前提とした業務スタイルが定着し、出社して業務を行う機会が減り、これまでの勤務スタイル、作業スタイルに大きな変革がおきました。

リモートワークが始まった頃は手探りだった、あるいは既存の業務スタイルに何とか近づけようとしていた企業や部署、チームも多かったかと思いますが、各メンバー間のいわゆる「あうんの呼吸」で成り立っていた業務スタイルは、やりにくくなったと言わざるを得ません。

今回は、リモートワーク下において、自分の作業に集中できる方法について考察します。

集中して作業を行う時間を確保する

他者からの割り込みで作業時間が分割されると、集中力の低下、作業手順の誤りなどのデメリットが生じます。できるだけ自分のペースで集中できる時間を多く確保したいものです。自分のペースで作業時間を分割して作業を行うぶんにはよいのですが、他者からの割り込みはあなたのペースを考慮してくれません。オフィスにいる間は「今話しかけてよいかな?」と察してくれることもありますが、リモートワークですとそうもいきません。

ですので、障害対応など本当に今すぐ割り込みする必要がある場合を除き、チームのルールとしてまとまった作業時間を確保するようにしたいものです。

いっぽうで、個人の習慣として作業時間を確保する方法として、ポモドーロテクニックというものがあります。ポモドーロテクニックを紹介しているWEBサイトや書籍によって多少やりかたが異なりますが、下記のサイクルのうち25分間の作業を1ポモドーロと呼びます。

  1. 達成しようとするタスクを選ぶ
  2. キッチンタイマーで25分に設定する
  3. タイマーが鳴るまでタスクに集中する
  4. タイマーがなったら5分程度休憩する
  5. 4ポモドーロを繰り返したあとは15~30分の、長めの休憩をとる

1ポモドーロを始めるときと終了するときに、チャットなどで宣言し、何か割り込みの作業を依頼する人は、依頼先のメンバーの集中力を奪わないようにするとよいでしょう。

決めごとをする機会をできるだけまとめる

朝会や夕会など、日次で決まった時間に行われるミーティングは、大抵その日の進捗報告や周知事項など、何かを決める会議というよりは、ルーチンワークの1つのような位置づけかと思います。また、その日発生した課題も、ほとんどはそれぞれの会で解決するか、解決策がわかっている課題も数日後のミーティングで解決する場合が多いでしょう。

一方で、やや重ための課題が発生した場合や、チームや組織単位で何かを決めなければならない課題が発生した場合、そのための会議を臨時に招集するのは、できるだけ避けたいものです。

また、単純作業や自分だけで解決が見込める考えごとと、何か決めごとをするために考えることは、自身の脳にかかる負荷も違いますし、考え方も異なるため、集中力に影響を与えます。そこで、個人の単位でできることとしては、前節で述べたように、何か考えごとをするというタスクを1つないしは複数のポモドーロというルーチンに組み込むことをおすすめします。仮に自身で決めたポモドーロの範囲で結論が出なかった場合は、どこまで考えがまとまったかを整理し、中間報告という形でミーティングへ持っていくのがよいでしょう。

また、チームメンバーに何か考えごとを依頼する側も、アジェンダと参考資料をあらかじめ用意し、どこまでも深く考えごとに没頭して本来行う作業に影響が出ないよう、何ポモドーロまで考えごとに使ってよいと最初にメンバーへ宣言してしまうのも1つの方法です。また、よほど緊急性のある課題でない限り、会議の招集は

  1. チームメンバーの集中を妨げない方法で日次調整を行う
  2. あらかじめ会議枠を設定しておき、特に議論する課題がなければ早めに開催スキップを宣言する

という工夫があるとよいでしょう。

このように、自らの工夫で作業に集中する時間を設け、会議招集の方法を工夫することで、リモートワークにおける作業時間の確保を上手にコントロールすることができます。

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